Genel Bilgiler

Doküman Yönetimi bir kurumun çalışanlarının ister kağıt, ister elektronik ortamda olsun, bir kurum içerisinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların, sistematik olarak elektronik ortamda saklanması, yönetilmesidir. Bu sistem ile kullanıcılar aradıkları dokümanları kolayca bulabilir, yetkileri çerçevesinde erişebilir, paylaşabilir, iş süreçlerine sokabilir, kısaca evrakların tüm yönetimini ellerinde bulundururlar.

Doküman yönetimi ve takibinin amaci, öncelikle yapilandirilmamis bilgilerin ve dokümanlarin çoklu kullanima imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erisilebilir bir biçimde kullanilmasini saglamaktir. Şirket içi iletisim ortaminda bilginin en etkin sekilde kullanimina imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktir. Amaç ortak çalismalarda kullanilan tüm dokümanlarin kolay bulunur, kolaylikla güncellenebilir, hizla erisilerek paylasilabilir halde bulunmasidir. Bununla birlikte birçok kurum basili kağidi en yaygin doküman araci olarak kullanmaktadir. Bu noktada verimlilik, dokümanlarin kagida basilmasi, kopyalanmasi, dosyalanarak arsivlenmesi islemlerinde harcanan emek, zaman ve masraflarin en aza indirgenmesi ile elde edilmis olmaktadir. Verimliligi ve etkinligi arttirmanin bir sonraki asamasi, doküman yönetiminin ana is uygulamalari ile entegrasyonudur.

Bölge Bayi olduğumuz Zylab ile hedeflenen amaç servis-büro hizmetimiz ile elektronik ortama aktarılmış belgeleri hızlı bir biçimde erişebilir hale getirmektir

Doküman Yönetiminin Artıları Kurumlar Açısından Faydaları

• Doküman hazırlama maliyetinin azalması
• Veri tekrarlarının önlenmesi
• Dokümanlara erişimin hızlanması ve kolaylaşması
• Dokümanların tekrar kullanımı ile yeni doküman yaratma maliyetlerinin düşürülmesi
• Doküman kalitesinde artış
• Güvenli saklanması sağlanarak yıpranma ve hasarların engellenmesi
• Fiziksel arşivden yer kazanılması
• Zaman ve mekandan bağımsız ulaşım imkanı
• Yüksek güvenlik
• Gerektiğinde arşivin istediğiniz bir kısmının cd/dvd vb. ortamlara yayınlanabilmesi

 

[Geri Dön]